Een momentje uit de dag van de Servicedesk

Uncategorized 12 december 2019

Wij hebben een geweldige uitdaging open voor de Servicedesk. Wil je weten wat je werkzaamheden zijn? Dit is een typische dag op onze afdeling. Ik neem je graag even mee!

Start met een kop koffie

Rond 8.15 stap je het kantoor binnen waar al 1 of 2 collega’s van je aan het werk zijn. Je maakt een gezellig praatje en haalt koffie voor je collega’s. Nadat je bent opgestart zet je al je systemen open en ben je klaar om klanten te helpen.

De eerste klant die je aan de lijn krijgt belt om te vragen hoe laat we komen leveren. Ze hebben namelijk een brunch en willen graag zo snel mogelijk starten met de voorbereiding. Je belt met je collega van de afdeling Planning om na te vragen waar de chauffeur zich precies bevindt. Je krijgt door dat we er met een kleine 20 minuten zijn en geeft dit door aan de klant. Uiteraard wens je de klant veel plezier toe met de brunch en je noteert het gesprek in het CRM systeem.

Vragen en oplossingen

De volgende klant belt verontrust op, want ze hebben onverwachts een cliënt opname gehad van iemand die alleen maar vloeibaar voedsel mag eten. Doordat het zo onverwachts kwam, zijn ze te laat met bestellen en bellen ze nu om te vragen wat wij nog kunnen betekenen voor hen. Je begrijpt dat dit erg belangrijk is voor onze klant en je neemt gelijk contact op met onze partners die de verse maaltijden verzorgen, om te kijken wat de mogelijkheden zijn. De partners geven aan dat ze het gaan overleggen met de keuken en je zo terugbellen. De klant stel je gerust en je spreekt af dat je zo spoedig mogelijk aan hen laat weten wat we kunnen betekenen voor hen. Je noteert het nummer waar ze op bereikbaar zijn en uiteraard leg je ook dit gesprek vast in het CRM systeem.

Schakelen met interne collega’s

Ondertussen heb je een mail gehad van je collega’s van voorraadbeheer. Er is een artikel dat door enorme uitvraag niet meer leverbaar is voor een klant. Je neemt contact op met de klant om te overleggen wat de wensen zijn. Willen ze een alternatief? Of willen ze wachten tot het artikel wel weer beschikbaar is? De klant gaat akkoord met een alternatief, waarna je de order invoert en je collega’s op de hoogte brengt van de gemaakte afspraken.

Nadat je de mail hebt afgehandeld ben je weer beschikbaar voor de volgende klant die belt. Dit keer krijg je iemand aan de lijn die een vraag heeft over het Kerstmenu. Ze willen graag weten of de kalfstournedos per stuk verpakt wordt of ook in grootverpakkingen komt. Ze hebben er namelijk 80 nodig. Een kort overleg met je collega’s van inkoop leert je dat we dit product ook in grootverpakkingen leveren. Je stelt de klant gerust dat ze niet 80 losse verpakkingen hoeven open te maken en wenst ze veel plezier toe met het proef draaien van het kerstmenu.

Een uitgebreide lunch van de zaak

Om 12.00 ga je lekker lunchen met je collega’s in de kantine. Iedere dag wordt de lunch voor je verzorgt en heb je een uitgebreide keuzes in broodjes en beleg.

In de middag ga je uiteraard weer verder met het te woord staan van klanten en beantwoorden van de e-mails.

Om 17.00 sluit je af en klets je nog wat na met je collega’s. Wat was het toch weer een productieve dag! Met een fijn gevoel ga je naar huis toe, blij dat je vandaag weer een bijdrage hebt kunnen leveren aan het tevreden maken van onze klanten.

Wie weet tot snel!
En mag ik je verwelkomen als nieuwe collega, Anca